Archives

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Les archives en tant que documents
Les archives sont habituellement définies comme des documents permanents. En ce sens, les archives constituent un ensemble cohérent d'informations générées ou reçues par un gouvernement, une corporation, un organisme ou une personne au cours de son travail. Puis ces informations sont conservées dans un endroit, de préférence sous la garde d'un archiviste. Étant donné que les informations peuvent maintenant être stockées sous des formes multiples, les archives deviennent de plus en plus complexes.

De nos jours, les archives peuvent prendre différentes formes : fichiers traditionnels, procès-verbaux de réunions, grands livres de comptabilité, agendas, lettres, rapports, microfilms, photographies, matériel cartographique, plans d'architecture, films, bandes sonores, bandes vidéo ou encore données sous forme de fichier électronique, éventuellement enregistrées sur diskette, voire affichées sur un site web. C'est pourquoi les documents d'archives ne constituent pas un corpus fixe, mais se renouvellent et se multiplient sans cesse. Toute structure administrative moderne (qu'elle ait la taille d'un gouvernement ou d'une association bénévole locale) conserve d'abord l'information à des fins administratives. Ensuite, elle peut servir à différentes fins, notamment la consultation, la vérification ou encore pour raisons juridiques. Quand l'information n'est plus d'actualité, l'archiviste choisit les documents qui demeureront utiles et les conserve pour consultation future.

Les gouvernements, institutions et firmes de grande taille gèrent eux-mêmes leurs propres archives. En vertu d'accords préalables, les archives de petits organismes sont souvent entreposées dans un service d'archives publiques fédéral, provincial, municipal ou universitaire. De la même façon, des gens de tous les horizons peuvent créer des documents qui conserveront longtemps de la valeur pour la société. Au Canada, ces collections personnelles, considérées comme des archives, viennent s'ajouter aux documents officiels et témoignent de la diversité de la société canadienne. La plupart des services d'archives publiques, de même que ceux de certaines universités et de certaines bibliothèques, recherchent activement des documents privés qui soient reliés à leurs champs d'activité.

Les archives en tant qu'institution

Le mot « archives » a une seconde signification. Il renvoie également aux institutions et aux groupes chargés de conserver les documents. En ce sens, un service d'archives a quatre fonctions. Tout d'abord, il évalue l'information, choisit celle qui mérite d'être conservée et en fait officiellement l'acquisition. Puis le service d'archives conserve les documents, soit en gardant tels quels ceux qui ont une valeur intrinsèque, soit en transposant l'information dans un document permanent. Un service d'archives classe alors les documents en ordre puis en fait la description. Le classement se fait surtout en fonction de la « provenance » et du « respect des fonds », il est donc préférable de conserver l'ordre original des documents, car cet ordre reflète une façon de faire propre au contexte où ils ont vu le jour. L'utilité première d'un document consiste à servir de trace d'une action, d'une décision ou d'une opération et les principes et les démarches propres aux archives visent à assurer que les documents retiennent leur intégrité et leur authenticité. La quatrième fonction des archives d'aujourd'hui consiste à assurer l'accès du public. Les services d'archives sont actuellement en pleine mutation. Ils cherchent à exploiter pleinement les avantages de la numérisation et de l'Internet afin de rendre les documents sources de l'histoire canadienne accessibles à tous ceux qui souhaitent en profiter. De plus en plus, les vastes et complexes fonds documentaires des archives canadiennes, qui existent sur différents supports, sont décrits selon les règles canadiennes pour la description des documents archivés et les entrées, indexes, listes de fichiers et autres outils de recherche, sont affichés dans le site du Réseau canadien d'information archivistique (www.cain-rcia.ca).

Avec la sensibilisation du public à l'ampleur des ressources documentaires, l'utilisation de matériel provenant des archives devient de plus en plus courante, et ce, pour des fins diverses (recherche, généalogie, enseignement, travaux scolaires, productions médiatiques, études environnementales, commémoration historique, élaboration de politiques publiques). La plupart des services d'archives répondent aux demandes de renseignements orales, écrites et électroniques et offrent au coûtant des copies de leurs documents pour aider la recherche. Certains services d'archives peuvent prolonger leurs heures d'ouverture ou s'occuper d'expositions, d'éducation des adultes et de programmes de publication. De nombreux services ont désormais leur site web, offrant une gamme de documents de référence et de recherche, dont notamment des bases de données en ligne où il est possible de procéder à des recherches et, parfois, des expositions virtuelles de documents archivés ainsi que des documents numérisés. Parfois, des règlements concernant la protection de la vie privée ou des questions de droits d'auteur limitent l'accès aux archives pendant une certaine période, généralement déterminée, afin de protéger des informations confidentielles récentes.

Rôle des archives

Les archives jouent, pour plusieurs raisons, un rôle essentiel dans la société contemporaine. Leur ancien rôle, c'est-à-dire la conservation des documentations des gouvernements, des corporations et des personnes, demeure puisque la preuve du droit de propriété ou l'éligibilité à une pension, comme les querelles à propos des frontières internationales, reposent depuis toujours sur l'intégrité des documents d'archives. La sphère d'activité du gouvernement est très vaste. Ainsi, les documents officiels concernant les aspects généraux d'élaboration des politiques, la fiscalité et les dépenses, l'immigration, la conscription, l'aide sociale, les subventions, le zonage municipal et une foule d'autres questions touchant les citoyens témoignent de la façon dont le gouvernement remplit le mandat que lui a confié le public. De la même manière, les archives des entreprises, églises, syndicats, associations bénévoles et autres organismes documentent elles aussi des activités qui touchent la société dans son ensemble.

Dans une société démocratique, il existe un droit fondamental, celui de posséder des documents convenablement conservés et, pour le public, d'avoir accès aux archives gouvernementales. Celles-ci remplissent une fonction administrative importante quand elles sont organisées suivant un système de gestion des documents. En traitant les informations administratives souvent volumineuses avec une approche systématique, le gouvernement et les services d'archives ont diminué les besoins d'espace et d'équipement pour l'entreposage des documents tout en simplifiant la consultation des décisions et des politiques précédentes. La conservation permanente de documents électroniques a toutefois posé des difficultés énormes aux archivistes, et constitue un de leurs plus grands défis. Finalement, les archives constituent une ressource culturelle fondamentale. Elles témoignent, de la façon la plus directe qui soit, des paroles, des images voire des voix des générations précédentes. En principe, les archives sont le miroir de l'organisation ou de la communauté sur laquelle elles se fondent. Leurs collections visent à exprimer tous les aspects d'un passé complexe. Tout comme la mémoire, elles peuvent faire appel à diverses méthodes et constituer un instrument fondamental dans la plupart des activités de recherche historique.

La tradition des archives canadiennes

Cette tradition trouve sa source dans le rôle à la fois culturel et administratif que jouent les archives dans notre société. L'intérêt naturel du gouvernement pour la conservation de documents importants à des fins administratives et juridiques remonte à l'époque de la NOUVELLE-FRANCE. En effet, en 1724, on propose d'engager un conservateur d'archives, et, en 1731, l'intendant Gilles Hocquart suggère la construction d'un immeuble réservé à celles-ci. En 1790, le Conseil législatif de Québec rend une ordonnance, selon laquelle tous documents « obtenus avant la Conquête », particulièrement ceux concernant la propriété, devront être conservés dans un endroit sûr. Elle stipule aussi qu'il faudra « prendre les moyens de les faire connaître et de les rendre utiles [et] en rendre l'accès facile et peu dispendieux ». Mais les initiatives de ce genre sont rares. Au moment de la Confédération, le Secrétariat d'État se voit imposer une responsabilité de chancellerie, celle « de conserver tous les papiers et documents d'État ». Un fonctionnaire, Henry J. Morgan, est dûment nommé à la tête de cette division des archives où il reste de 1875 à 1883. Il sera remplacé par Alphonse Audet, qui conservera le poste jusqu'en 1904.

La SOCIÉTÉ LITTÉRAIRE ET HISTORIQUE DE QUÉBEC , fondée en 1824, met sur pied un programme actif de recherche et de publication avec l'aide, en 1832, d'une première subvention de l'Assemblée législative du Bas-Canada. Des membres de la Société visitent Paris, Londres et Albany, dans l'État de New York, en vue de trouver et de transcrire les documents historiques relatifs au Canada. Au cours des années 1850, la bibliothèque du Parlement s'intéresse de plus en plus à ces recherches et y intègre les souvenirs des pionniers du Haut-Canada, notamment sur l'implantation des loyalistes et la GUERRE DE 1812.

Avant la Confédération, une autre province s'intéresse aux archives. En 1857, le Parlement de la Nouvelle-Écosse vote une motion de Joseph HOWE qui nomme T.B. Akins commissaire aux documents.

Quatre ans après la Confédération, la Société littéraire et historique de Québec prend de nouveau l'initiative en adressant une pétition au nouveau gouvernement fédéral afin qu'il établisse un service d'archives pour aider les « auteurs et enquêteurs littéraires ». Le gouvernement y donne suite en 1872. Une division des archives est fondée au ministère de l'Agriculture et un journaliste, Douglas Brymner, en prend la direction. Brymner, considéré comme le premier archiviste fédéral canadien, fait preuve d'un enthousiasme et d'un zèle extraordinaires.

Jusqu'à sa mort en 1902, il poursuit son « noble rêve », cherchant à « obtenir de toutes les sources, qu'elles soient publiques ou privées, des documents pouvant éclairer l'histoire sociale, commerciale, municipale et même politique ». Malgré le peu de ressources à sa disposition, l'archiviste obtient des documents essentiels du ministère de la Défense et acquiert ou découvre toutes sortes de dossiers, papiers et brochures. Brymner, pour donner suite à quelques tentatives déjà ébauchées par d'autres, entreprend de faire transcrire à la main les documents du passé colonial du Canada conservés en Angleterre (au British Museum et au Public Record Office) et en France (aux Archives nationales et ailleurs ). Les annuaires d'un bon nombre de ces institutions sont publiés dans les rapports annuels des archives. Au moment où étudiants et chercheurs entreprennent l'étude de l'histoire du Canada, ils trouvent un trésor d'informations dans ces archives en devenir ainsi qu'un confrère bienveillant dans la personne de Brymner.

Archives nationales du Canada

À la suite des recommandations d'une commission interministérielle sur l'état des documents du gouvernement fédéral, deux sections des archives sont fusionnées en 1903 : la division des documents du Secrétariat d'État et celle des archives du ministère de l'Agriculture. Arthur G. DOUGHTY est nommé, en 1904, archiviste fédéral et conservateur des documents, avec un mandat aussi vaste que le « noble rêve » de Brymner.

Au cours des 31 années qui suivent, sous la direction dynamique de Doughty, les Archives sont en croissance tant du point de vue de leur taille et de leur personnel que de celui de la portée de leurs activités. La division est reconnue officiellement en 1912, donnant aux ARCHIVES NATIONALES DU CANADA (appelées Archives publiques du Canada jusqu'en 1987) un statut ministériel officiel. On construit un immeuble ignifugé qui ouvre ses portes en 1906, s'agrandit en 1926 et est rapidement plein. Le programme de reproduction outre-mer se développe d'une façon systématique et la recherche de contenu canadien s'étend à d'autres services d'archives européens. Les descendants français et anglais des gouverneurs des colonies, des administrateurs et des généraux répondent généreusement aux appels fervents de Doughty dans sa recherche de documents historiques. Au Canada, les Archives établissent des bureaux provisoires à Montréal, à Québec, à Trois-Rivières, à Saint John, à Halifax et à Winnipeg pour trouver, reproduire et acquérir du matériel d'archives. Les cartes, les diverses images et même les pièces de musée qui ne sont pas matière à archives prennent le chemin de l'« entrepôt » d'histoire canadienne de Doughty.

Commence alors le transfert aux Archives nationales du Canada d'une grande quantité de documents gouvernementaux. En 1912, une commission royale recommande un système d'archives mieux organisé au gouvernement fédéral, mais la Première Guerre mondiale retarde la construction d'un édifice approprié à l'entreposage de documents. Malgré bien des tentatives, l'absence d'un système efficace de gestion des documents se fait sentir jusque dans les années 50. Les Archives nationales continuent à jouer un rôle prépondérant dans la gestion des documents du gouvernement.

Répercussions

L'accumulation toujours croissante de documents a des répercussions sur la façon d'enseigner et d'écrire l'histoire du Canada. Des historiens sont consultés par la Commission sur les manuscrits historiques (formée en 1907) et pour l'édition de publications documentaires. L'un des rêves de Doughty concernant une nouvelle façon d'aborder l'HISTORIOGRAPHIE se réalise entre 1913 et 1917 avec la publication de l'ambitieuse série en 23 tomes, CANADA AND ITS PROVINCES. De 1911 à 1920, des bourses sont attribuées à des étudiants de dernière année pour leur permettre de passer l'été aux Archives publiques à étudier les sources originales. Au cours des deux décennies qui suivent, on dispense, aux Archives, un cours de deuxième cycle universitaire sur l'histoire du Canada. Après la Première Guerre mondiale, les Archives deviennent, durant l'été, un lieu de rencontre où de nombreux historiens effectuent des recherches, échangent des idées, organisent la profession, planifient de nouvelles publications et ravivent leur enthousiasme avant de reprendre leur poste d'hiver où chacun enseigne l'histoire du Canada, souvent seul et dans une université éloignée.

Les activités des Archives ralentissent sous l'effet de la Crise des années 30. Doughty prend sa retraite en 1935 avec le titre de chevalier, et, après sa mort, on érige une statue en son honneur. Son successeur, Gustave Lanctôt, modifie quelque peu la politique d'acquisition des Archives, concentre ses efforts sur l'augmentation des archives postérieures à la Confédération et introduit de nouveaux supports documentaires (films et bandes sonores).

À la suite de la prolifération de dossiers qu'entraîne la période de l'après-guerre et des vives recommandations de la commission Massey-Levesque (1951), un nouvel archiviste dynamique, W. Kaye LAMB, réussit à donner aux Archives un rôle prépondérant dans un nouveau système de gestion des documents du gouvernement fédéral. L'ouverture d'un centre fédéral de documents à Ottawa (1956), suivie de celle de centres similaires dans tout le Canada pendant les dernières décennies, marque le début d'une nouvelle période pour les Archives publiques du Canada. La fusion d'un bureau d'archives culturelles multimédia et d'un bureau d'archives gouvernemental, entamée en 1903, devient enfin réalité.

Les Archives prospèrent grâce à M. Lamb, à son successeur, Wilfred I. Smith, et à un personnel professionnel grandissant. Le CENTENAIRE de la Confédération canadienne constitue l'occasion rêvée de réaliser le déménagement tant attendu dans un nouvel édifice élégant, servant aussi de siège à la BIBLIOTHÈQUE NATIONALE DU CANADA. L'acquisition de manuscrits privés et de documents s'effectuant d'une manière systématique, les activités traditionnelles connaissent un nouvel essor. Certaines anciennes divisions (entre autres les collections nationales de cartes et de photographies, les archives nationales du film, la vidéothèque, la phonothèque, les archives architecturales, les archives ethniques et culturelles et le service de restauration des documents) sont officialisées et les services de conservation prennent de plus en plus d'importance.

En 1987, avec la Loi sur les Archives nationales du Canada, les Archives publiques du Canada deviennent les Archives nationales du Canada, et les rôles traditionnels des Archives au point de vue juridique sont consolidés. Jean-Pierre Wallot, archiviste national de 1985 à 1999, explore l'adaptation de nouvelles technologies aux services des archives. Dans les années 50, la microphotographie permet aux bureaux de Paris et de Londres d'obtenir, par exemple, la copie fidèle d'une série complète de documents au lieu des copies péniblement manuscrites et sujettes aux erreurs, comme cela se faisait depuis les années 1870. Le microfilm représente également un moyen économique de reproduire des documents uniques et d'en assurer la protection et permettre la consultation facile dans tout le Canada. Au cours des années 1980 et 1990, Wallot relève le double défi posé par les nouvelles technologies de l'information en explorant la capacité potentielle des réseaux à faciliter l'accès du public tout en accélérant les efforts des Archives visant à préserver les archives radiophoniques et télévisuelles sur support électronique. En 1997, les Archives ouvrent le Centre de préservation de Gatineau, un centre de classe mondiale pour la péservation de documents fragiles sur tous les supports. Plus récemment, la numérisation de documents choisis, y compris des documents du gouvernement et de particuliers, des oeuvres d'art, des photographies, des cartes et des films, et leur publication sur le Web (www.archives.ca) reflète l'engagement des Archives à sensibiliser les Canadiens aux archives et à l'histoire. Depuis quelques années, ces efforts prennent de l'expansion et les services d'archives se transforment pour tenir compte de l'environnement web. En 1987, l'acquisition de la vaste collection d'archives du photographe canadien mondialement connu, Yousuf KARSH vient enrichir un fonds existant de près d'un million de portraits. Cette collection élargie sera exposée au Musée du portrait du Canada, dont l'ouverture est prévue, à Ottawa, en 2005. En 2002, l'acquisition de la Collection Peter Winkworth d'art documentaire coïncide avec le 130e anniversaire des Archives. Celle-ci, rajoutée aux autres oeuvres collectées par les Archives au fil du siècle dernier, constitue la documentation visuelle la plus complète du Canada avant l'invention de la photographie.

Système d'archivage

Très tôt, l'exemple des Archives nationales du Canada est suivi par les provinces. En effet, réalisations et orientations servent de modèles à la plupart des bureaux d'archives provinciaux, municipaux ou institutionnels. Les initiatives entreprises par la Nouvelle-Écosse avant son entrée dans la Confédération sont officialisées par une loi en 1929 et par l'ouverture d'un édifice destiné aux archives en 1931. L'Ontario instaure un système d'archivage provincial en 1903 et consolide son programme par une loi en 1923. Le Bureau des archives du Québec (maintenant les Archives nationales du Québec), dès sa fondation en 1920, entreprend un impressionnant programme d'acquisitions et de publications. Pour d'autres provinces (la Colombie-Britannique, l'Alberta, la Saskatchewan, le Manitoba, l'Île-du-Prince-Édouard et le Nouveau-Brunswick), l'activité archivistique se développe peu à peu dans les bibliothèques législatives, selon l'intérêt que lui portent les bibliothécaires. En 1908, les archives de la Colombie-Britannique commencent à se faire connaître en tant qu'unité distincte, mais, pour les autres provinces, ces services demeurent dans un état rudimentaire pendant l'entre-deux-guerres.

La prolifération des dossiers administratifs, autant en termes de volume que de variétés, qui est à l'origine de l'essor des archives fédérales après la Deuxième Guerre mondiale, peut également se remarquer au sein des provinces, municipalités, entreprises, universités et dans les bureaux administratifs. Pour faire face à cette croissance, de nombreuses organisations mettent sur pied des systèmes d'archivage et des programmes de gestion des documents. Alors que des préoccupations d'ordre culturel sont probablement à l'origine du développement des premières archives, des besoins administratifs jouent un rôle de plus en plus important dans la croissance des archives ces dernières années.

La législation sur les archives

La législation sur les archives établie en Saskatchewan en 1945 et en 1955 sert de modèle aux autres provinces. L'Ontario, surtout entre les années 1965 et 1975, met au point un excellent programme de gestion des documents. En 1968, toutes les provinces ont créé leur système d'archives et, depuis cette date, elles possèdent des installations modernes ou rénovées, leur garantissant des conditions de conservation et de sécurité adéquates (voir CONSERVATION DU PATRIMOINE MUSÉOLOGIQUE). Au Nouveau-Brunswick (1977), au Québec (1983), à Terre-Neuve (1983) et au Manitoba (2001), des progrès législatifs très importants sont réalisés avec la promulgation de nouvelles lois. Seule la Colombie-Britannique ne possède aucune législation dans ce domaine. Le Yukon (1972) les Territoires du Nord-Ouest (1979) et le Nunavut adhèrent au système provincial d'archives. Des lois fédérales et provinciales (dans plusieurs provinces) sur l'accès à l'information et sur la protection de la vie privée ont également eu des conséquences pour les archives, notamment en ce qui concerne la rétention, la mise à disposition et la conservation des documents.

À vrai dire, l'archivage prend une expansion considérable au cours des deux dernières décennies. Les Archives nationales entretiennent des bureaux régionaux à Vancouver et à Winnipeg, alors que les Archives nationales du Québec établissent un réseau de huit bureaux régionaux dans toute la province. Plusieurs grandes villes possèdent maintenant des programmes d'archives très importants (Toronto, Winnipeg, Montréal, Regina, Saskatoon, Québec, Vancouver, Edmonton, Calgary, Ottawa). La plupart des universités ont leur propre service pour préserver leurs documents, et un certain nombre d'entre elles, par l'entremise de leur service d'archives ou de leur bibliothèque, ont monté d'importantes collections : des archives de FOLKLORE sont conservées dans les universités Memorial, Laval et Laurentienne; des documents littéraires à Queen's, McMaster et Calgary; et des collections régionales à Moncton, Queen's, Western Ontario, Manitoba, Brandon et Colombie-Britannique. De plus, des églises, des banques, des compagnies d'assurances et des compagnies pétrolières ont parfois constitué des archives, et un certain nombre de musées, de sociétés historiques et de bibliothèques ont fait des efforts considérables pour offrir un service d'archives au public.

Un rapport, Les Archives canadiennes, publié en 1980 par le CONSEIL DE RECHERCHES EN SCIENCES HUMAINES DU CANADA, met en lumière l'intérêt croissant que suscitent les archives et leur importance pour les ÉTUDES CANADIENNES. La progression de cette activité a entraîné une augmentation quant à la complexité et au nombre des documents et des demandes de recherche. Les archives étaient autrefois consultées par une clientèle surtout composée d'érudits, mais, aujourd'hui, généalogistes, historiens, protecteurs du patrimoine, enseignants, producteurs et journalistes de la télévision ou de la radio ont recours aux archives, avec la bénédiction des archivistes. Pour faire face à la situation et pour que les différents bureaux puissent échanger des sources d'information et des installations spécialisées, le rapport de 1980 recommande la formation d'un réseau provincial d'archives, soutenu par les divers services fédéraux que coordonnent les Archives nationales du Canada. Ainsi, le Conseil canadien des archives est créé en 1985 pour favoriser l'évolution et l'expansion du système des archives du Canada et pour améliorer la coordination et la coopération au sein des services d'archives, notamment en finançant des projets spéciaux, en élaborant des normes archivistiques et en créant le Réseau canadien d'information archivistique (RCIA) (www.cain-rcia.ca).

La prolifération des archives au cours des récentes années s'accompagne de la naissance d'une profession archivistique. En 1956, une division des archives est créée au sein de la SOCIÉTÉ HISTORIQUE DU CANADA. Cela incite l'U. Carleton à offrir un cours sur les archives. C'est ainsi que débute la publication de The Canadian Archivist. En 1967, l'Association des archivistes du Québec voit le jour. Elle regroupe les archivistes amateurs et professionnels dans une association dynamique possédant sa propre publication, Archives. En 1975, la division des archives devient l'Association des archivistes canadiens et son journal, Archivaria, augmente son tirage et son nombre de pages. Les deux associations, vaguement réunies au sein du Bureau des archivistes canadiens (1976), ainsi que les associations d'archives provinciales naissantes tentent de résoudre des problèmes fondamentaux tels que l'éducation, la formation, les règles de description, les droits d'auteurs, la liberté d'information et les politiques gouvernementales, dans la mesure où ils concernent les archives. Pour préparer à cette profession, l'U. de la Colombie britannique, l'U. du Manitoba, l'U. de Toronto, l'U. Laval et l'U. de Montréal offrent un programme de maîtrise, et des cours variés visant l'obtention d'un diplôme peuvent être suivis dans des écoles de bibliothécaires, dans des collèges et dans des universités. Les archivistes du Canada sont mondialement reconnus pour leurs contributions à la théorie et aux pratiques archivistiques. L'approche propre aux services d'archives canadiens, consistant à réunir des documents de sources publique et privée, sur des supports différents, afin de documenter la société, a été adoptée dans de nombreux pays autour du globe.